Quittance de loyer : ce que la loi impose au bailleur

La quittance de loyer est le document par lequel vous attestez que le locataire a payé intégralement le loyer et les charges d'une période, en général un mois. Pour le locataire, c'est une preuve : il en a besoin pour une demande d'aide au logement, un dossier de location ailleurs, ou simplement en cas de désaccord sur un paiement. Pour vous, c'est un engagement : une fois la quittance remise, il vous serait très difficile de soutenir que la somme n'a pas été payée.

Quand faut-il remettre une quittance ?

La loi vous oblige à transmettre une quittance au locataire qui en fait la demande. Vous n'êtes donc pas tenu d'en envoyer une chaque mois si le locataire ne la demande pas. Mais dès qu'il la demande, vous ne pouvez pas refuser, à condition bien sûr que le loyer et les charges de la période aient été payés en totalité.

En pratique, beaucoup de bailleurs envoient la quittance chaque mois sans attendre : c'est un geste simple, qui évite les relances et montre au locataire que tout est en ordre.

Ce que doit contenir la quittance

La loi n'impose qu'une seule mention précise : le détail des sommes versées, en distinguant le loyer et les charges. Les autres informations ne sont pas listées par un texte, mais elles sont indispensables pour que le document serve à quelque chose.

Gratuite, toujours

Vous ne pouvez rien facturer pour établir ou envoyer une quittance : ni frais de gestion, ni frais de timbre ou d'envoi. Une clause du bail qui prévoirait de tels frais serait réputée non écrite, c'est-à-dire qu'elle ne s'applique pas, même si le locataire l'a signée. La même règle vaut pour l'avis d'échéance et pour les frais de relance.

Par courriel ou sur papier ?

La quittance peut être envoyée sous forme électronique, en PDF par courriel ou mise à disposition dans un espace en ligne, mais seulement avec l'accord exprès du locataire. « Exprès » veut dire clairement donné : une clause du bail acceptée lors de la signature, ou un écrit du locataire. Sans cet accord, il peut exiger une quittance papier. Gardez une trace de son accord, un simple courriel suffit.

Paiement partiel : un reçu, pas une quittance

Si le locataire ne verse qu'une partie de la somme due, vous devez lui remettre un reçu, qui indique le montant reçu et la date. Ne délivrez jamais de quittance pour un mois incomplet : la quittance laisserait croire que tout a été payé, et vous auriez beaucoup de mal à réclamer le reste.

De même, n'envoyez jamais une quittance « à l'avance », avant d'avoir reçu l'argent. Si vous envoyez automatiquement vos quittances, vérifiez que l'envoi n'a lieu qu'une fois le paiement constaté sur votre compte. Et si un loyer reste impayé, suivez les étapes de notre guide loyer impayé : que faire.

Quittance ou avis d'échéance ?

L'avis d'échéance est pratique quand le montant change (après une révision du loyer ou une régularisation des charges), mais il ne prouve rien : seule la quittance atteste du paiement.

Combien de temps garder les quittances ?

Aucun texte ne fixe de durée de conservation des quittances. Un repère utile : le bailleur peut réclamer un loyer impayé pendant trois ans. Le locataire a donc intérêt à garder ses quittances au moins trois ans, et même jusqu'à la fin du bail et à la restitution du dépôt de garantie. De votre côté, gardez une copie de chaque quittance et de chaque reçu, avec vos relevés bancaires : ils justifient aussi les loyers que vous déclarez aux impôts.